En af de største – og måske lidt oversete – ændringer i den nye arbejdsmiljøstandard ISO 45001:2018 i forhold til OHSAS 18001:2007 er det allersidste krav i pkt. 10.3 om løbende forbedring:
”Organisationen skal løbende forbedre arbejdsmiljøledelsessystemets egnethed, tilstrækkelighed og effektivitet ved at
- a) øge arbejdsmiljøpræstationen
- b) fremme en kultur, som understøtter et arbejdsmiljøledelsessystem
- c) fremme inddragelse af arbejdstagerne implementeringen af handlinger til løbende forbedring af arbejdsmiljøsystemet
- d) kommunikere de relevante resultater af løbende forbedring til arbejdstagerne og, hvor de findes, arbejdsmiljørepræsentanter
- e) vedligeholde og bevare dokumenteret information som vidnesbyrd om løbende forbedring.”
Betyder det at et ledelsessystem i henhold til ISO 45001:2018 kræver at arbejdsmiljøet i en virksomhed – uanset hvor godt det er – altid kan og skal gøres bedre? Er det virkelig det, der står skrevet? Og hvilken form for dokumentation kræves? Det vil blive analyseret og belyst i denne artikel Løbende forbedringer af arbejdsmiljøet.
Hvad skal dokumenteres?
Det sidste først. Udtrykkene ”vedligeholde og bevare dokumenteret information” er rimeligt entydigt defineret under pkt. A.3 i Anneks A til ISO 45001:2018 (den informative vejledning om anvendelsen af ISO 45001:2018). Disse udtryk blev introduceret i 2015-udgaverne af ISO 9001 og ISO 14001, hvor dokumenteret information første gang erstattede procedurer, registreringer og andre dokumenter. At vedligeholde dokumenteret information betyder at der skal foreligge en beskrivelse, f.eks. en procedure, instruktion eller en tekst i en manual. At bevare dokumenteret information betyder at der skal foretages registreringer som vidnesbyrd om opnåede resultater.
Det betyder at der for at leve op til standardens krav, kan kræves både en beskrivelse af processen for løbende forbedringer og registreringer af, hvilke løbende forbedringer der er foretaget, samt hvad resultatet heraf har været. Det bliver spændende at følge, hvordan auditorerne behandler dette punkt, specielt fordi ISO 45001 her adskiller sig fra ISO 9001 og ISO 14001, som ikke udtrykkeligt kræver dokumentation af løbende forbedringer.
Det er værd at bemærke at ISO 45001 nævner udtrykket ”løbende forbedringer” (eller ”løbende at forbedre”) 18 gange under kravelementerne i kapitel 1-10, selv når overskrifter, definitioner og noter ikke tælles med. Det er dobbelt så mange gange som i OHSAS 18001:2007. Til sammenligning nævner ISO 9001:2015 udtrykket fire gange og ISO 14001:2015 kun én gang. Det tyder på at forfatterne til ISO 45001:2018 virkelig har været fokuseret på at arbejdsmiljøet med standarden i hånden løbende skal forbedres. Løbende forbedringer er en del af formålet med nogle af kravene i standarden. F.eks. skal den interne kommunikation gøre arbejdstagerne i stand til at bidrage til løbende forbedringer.
Hvad skal forbedres?
Det der skal forbedres i henhold til det ovenfor citerede pkt. 10.3, er systemets ”egnethed, tilstrækkelighed og effektivitet”. Disse tre udtryk anvendes flere steder i standarden og forklares nærmere under pkt. A.9.3 i Anneks A. Lettere omskrevet betyder det at virksomheden – med det formål at skabe en forbedring – løbende skal
- tilpasse systemet til virksomheden, dens drift, kultur og øvrige forretningssystemer
- implementere systemet på passende og fyldestgørende måde (dog med en vis grad af frihed)
- evaluere om det tilsigtede resultat med systemet er opnået
Løbende betyder ikke at aktiviteten skal være vedvarende eller uafbrudt. Det kan være aktiviteter, som udøves over en vis periode eller inden for udvalgte processer. ”Løbende forbedring” defineres som en tilbagevendende aktivitet for at forbedre præstationen, dvs. at aktiviteten kan gentages fra tid til anden med henblik på at forbedre muligheden for at nå de ønskede målbare resultater inden for forebyggelse af arbejdsskader og erhvervssygdomme samt tilvejebringelse af sikre og sunde arbejdspladser.
Det kaldes også at opnå det tilsigtede resultat med arbejdsmiljøledelsessystemet, som netop er at forebygge arbejdsrelateret skade og sygdom samt at skabe sikre og sunde arbejdspladser, hvilket omfatter løbende forbedring af arbejdsmiljøpræstationen, overholdelse af lovkrav og opnåelse af arbejdsmiljømålene, dvs. nogle af de forpligtelser, som virksomheden påtager sig i arbejdsmiljøpolitikken.
Hvordan skal løbende forbedringer opnås?
Og netop at øge arbejdsmiljøpræstationen er et af midlerne til løbende forbedringer, som anført i pkt. 10.3 a). Hvis virksomheden vil opfylde kravene i ISO 45001:2018, skal den med andre ord løbende forbedre de målbare resultater, som virksomheden har opstillet med henblik på at forebygge skader og sygdom og tilvejebringe sikre og sunde arbejdspladser ved at fjerne faren, dvs. kilden eller den potentielle årsag til arbejdsskaden eller sygdommen, eller reducere risikoen, dvs. sandsynligheden for at hændelsen opstår.
Metoden til at fjerne farer og reducere risici står udførligt beskrevet i standardens afsnit 6 Planlægning. Planlægning er en løbende proces, som går ud på proaktivt at identificere farer, som kan opstå af selve aktiviteten, menneskelige faktorer, ændringer i arbejdsprocesser, potentielle nødsituationer o. m. a. Planlægningen skal ende ud i en række handlinger, som skal iværksættes for at reducere risiciene. Selv om virksomheden ikke er forpligtet til at fastlægge mål for hver enkelt risiko eller handling, er fordelen ved at gøre det at virksomheden kan dokumentere om resultatet af de fastlagte handlinger er tilstrækkelig, dvs. om man har nået det man ville.
I en typisk risikomatrix prioriteres risiciene i kategorierne høj, medium og lav, hvor de lave risici ofte beskrives som acceptable risici, altså risici som kan tolereres, og som man enten ikke skal gøre noget ved eller som først skal løses, når alle andre risici er fjernet. Prioritering må – alt andet lige – anses for at være korrekt, men det anses ikke at være korrekt i henhold til standarden ikke at gøre noget ved de lave risici, når alt andet er løst. Det er værd at bemærke at ISO 45001:2018 ikke nævner termen acceptabel risiko defineret som en risiko, der er reduceret til et niveau, som organisationen kan tolerere under hensyntagen til sine juridiske forpligtelser og sin egen arbejdsmiljøpolitik (OHSAS 18001:2007, 3.1).
Hvordan starter processen med løbende forbedringer?
Processen med at skabe løbende forbedringer starter på det overordnede niveau, hvor virksomhedens interne og eksterne forhold samt interessenternes forventninger og behov beskrives og analyseres i henhold til standardens pkt. 4. Dermed identificeres de overordnede risici, som ledelsen skal håndtere. Dette er også en nyskabelse i forhold til OHSAS 18001. Nu skal ledelsen endnu mere på banen og være med til at sætte rammerne for arbejdsmiljøindsatsen.
Hvis du har brug for assistance til at opbygge eller opgradere et ledelsessystem, få udarbejdet en gap analyse eller internt auditere det i henhold til ISO 45001:2018, kontakt os her.